Archivkonzept
Die Stadtverwaltung Schwäbisch Hall ist einer der Vorreiter beim Einsatz von OpenSource Software in der Öffentlichen Verwaltung.
Mit der Umstellung der Desktops auf Linux ab dem Jahre 2002 wurde OpenOffice.org (Version 1.03!) an Stelle einer proprietären Software eingeführt. Inzwischen ist OpenOffice.org 3.x der Standard an allen Arbeitsplätzen. Der Wechsel gestaltete sich weitgehend unproblematisch, da keine komplexen Makros oder ähnliches genutzt wurden. Vorlagen wurden komplett neu erstellt und gleichzeitig überarbeitet.
Eine Ausnahme bilden allerdings Anwendungen, die auf die „Datenbank“ des proprietären Office Pakets aufsetzen. Diese werden u.a. für die Verwaltung von Adressen im Bereich Touristik verwendet, aber auch für die Erschließung von Archivbeständen.
Das Adressmanagement will die Stadtverwaltung in einem zukünftigen Projekt generell neu strukturieren. Die Erschließung archivarischer Bestände wurde daher vorgezogen.
Das Stadtarchiv Schwäbisch Hall ist Zentralstelle für die Schwäbisch Haller Stadtgeschichtsforschung, "Gedächtnis der Verwaltung" und Dokumentationszentrum. Das Archiv verwahrt amtliche Unterlagen und Akten der heutigen Stadtverwaltung und ihrer Vorgänger sowie Sammlungsgut verschiedenster Art und Herkunft, das sich auf die Stadt bezieht, z.B. Fotos, Plakate, Grafiken, Gemälde, Karten und Pläne oder eine Zeitungsausschnittsammlung. Hinzu kommen umfangreiche Bibliotheksbestände, die Literatur zur Geschichte Schwäbisch Halls und der Region, aber auch wertvolle historische Drucke umfassen.
Zu den Aufgaben des Stadtarchivs gehört das Ordnen, Erschließen, Auswerten und Bereitstellen seiner Archivbestände und Sammlungen, die Betreuung und Unterstützung historischer Forschungen, die Mitarbeit bei Ausstellungen und die Herausgabe eigener oder von anderen Autoren verfasster Veröffentlichungen zur Geschichte Schwäbisch Halls.
Bisher verwenden die Mitarbeiter des Archivs für Ihre Arbeit u.a. eine proprietäre Datenbank. Da für verschiedene Objekte unterschiedliche Kriterien für die archivarische Erschließung bedeutsam sind, werden zur Erfassung verschiedene Eingabemasken verwendet. Die Mitarbeiter des Archivs haben diese Masken selbst entwickelt und optimiert. Je nach Objekttyp werden diese Masken ggf. verändert.
Aus den erfassten Daten wertet das Stadtarchiv zu verschiedenen Fragestellungen die Bestände aus und erstellt z.B. Extrakte für Publikationen. Die „Datenbank“ lässt aber auch spontane Abfragen über verschiedenartige Objekte zu. Manche der Abfragen wiederholen sich und werden daher gespeichert. Das Stadtarchiv stellt auch Querverbindungen zwischen unterschiedlichen Sammlungen her.
Die Arbeit, die die Mitarbeiter des Archivs in die Erschließung der Archivbestände investieren, sollte nicht vom Einsatz einer bestimmten Software abhängen. Das Problem bei der jetzigen Office-Variante der „Datenbank“ ist, dass diese nicht mehr dem unterstützten Stand des Herstellers entspricht. Beim Wechsel auf eine aktuelle Version besteht die Gefahr, dass Daten nicht mehr wie gewohnt verfügbar sind. Die Mitarbeiter des Stadtarchivs müssen zumindest nachträglich Ergänzungen und Anpassungen an Masken, Berichten etc. vornehmen.
Ein weiteres Problem bei der jetzigen Lösung ist, dass die Arbeit des Stadtarchivs durch eine geänderte Politik des Softwareherstellers beeinflusst werden kann. Es besteht bei proprietärer Software unter Umständen die Gefahr, dass das Wissen, das in den selbst erstellten Tabellen, Abfragen und Berichten gespeichert ist, der Öffentlichkeit entzogen werden kann (Lizenz!).
Aus diesem Grund hat die EDV-Abteilung der Stadt gemeinsam mit dem Stadtarchiv nach einer Lösung gesucht, die einerseits eine maximale Flexibilität der archivarischen Arbeit ermöglicht, andererseits aber so offen ist, dass das investierte Know How zu keinem Zeitpunkt gefährdet ist. Damit stand für die Projektbeteiligten fest, dass ausschließlich OpenSource-Software für eine zukünftige „Applikation“ geeignet ist.
Den Verantwortlichen war klar, dass nur eine Kombination aus Datenbank und „Office“-Komponente die Lösung sein kann. Gleichzeitig sollte der Nachteil der Datenhaltung der bisherigen „Anwendung“ auf dem Fileserver durch den Einsatz einer zentralen Dateninstanz ausgeglichen werden.
Die Stadt Schwäbisch Hall hat in der Vergangenheit sehr gute Erfahrungen mit der IngresDB gemacht. Ingres entstand in den 1970ern unter der Regie von Mike Stonebreaker an der University of California, Berkeley. Der Quelltext von Ingres war unter einer BSD-ähnlichen Lizenz erhältlich. Ingres ist damit die „erste“ OpenSource Datenbank. Sie wird in Schwäbisch Hall z.B. auch im Ratsinformationssystem (Sitzungsmanagement) genutzt. Da bei den IT-Mitarbeitern entsprechendes Wissen vorhanden ist, entschlossen sich die Projektbeteiligten, IngresDB einzusetzen.
Für das Frontend gab es verschiedene Optionen. Die Stadtverwaltung hat sich wegen der gewohnten Arbeitsabläufe im Archiv für OpenOffice.org entschieden. Damit stehen den Mitarbeitern im Stadtarchiv bekannte Werkzeuge wie ein Formulareditor, Abfrageassistenten, Berichtsassistenten usw. zur Verfügung.
Allerdings gab es für OpenOffice.org keine Anbindung an IngresDB. Die Stadt Schwäbisch Hall hat daher das Ingres ETC (European Technology Center) in Ilmenau beauftragt einen Treiber für OpenOffice.org zu entwickeln, der als Extension unter GPL allgemein zur Verfügung gestellt wird.
Parallel zur Entwicklung des Treibers haben Mitarbeiter der IT-Abteilung alle Masken und die darunter liegenden Abfragen aus der proprietären Applikation in OpenOffice.org-Base umgesetzt. Die Daten wurden vollständig von der IT-Abteilung in die IngresDB migriert.
Mit dem Update auf die Version 9.3. der IngresDB werden nun die Mitarbeiter des Archivs geschult und die Extension produktiv gesetzt.
Die Stadt Schwäbisch Hall will mit ihrer Unterstützung freier Projekte dazu beitragen, dass die Öffentlichen Verwaltung OpenSource als unabhängige und kostengünstige Variante für Fachsoftware nutzt.
Autor: Horst Bräuner, 2009