Ratsinformationssystem
Daten und Fakten
Die Stadt Schwäbisch Hall ist mit über 36.000 Einwohnern die zweitgrößte Stadt der Region Heilbronn-Franken. Nach dem Einbruch der Gewerbesteuer beträgt das aktuelle Haushaltsvolumen noch rund 100 Millionen EUR/Jahr. Seit 2002 stellt Schwäbisch Hall als eine der ersten Städte weltweit ihre Infrastruktur in der kommunalen Verwaltung von proprietären Systemen wie Windows auf Linux und weitere OpenSource Anwendungen um. Schwäbisch Hall gilt als Innovationszentrum für OpenSource in der öffentlichen Verwaltung.
Erste Version 2001
Auf Wunsch des Stadtrats sondierte die EDV-Abteilung der Stadt Schwäbisch Hall 2001 den Markt, um ein praxistaugliches System zu finden, das sowohl die Verwaltung als auch den Rat bei der Sitzungsarbeit unterstützt. Leider waren die damaligen Systeme meist zweigeteilt. Ein Teil bestand in der Regel aus einem irgendwie in ein „Office“-Paket integriertes Dokumentenmanagement, der andere Teil war die Publikation ins Internet. Da wir einen eingespielten Arbeitsablauf für unsere Sitzungen nicht umstellen wollten und uns die Zweiteilung wenig sinnvoll erschien, entwickelte die EDV-Abteilung der Stadt Schwäbisch Hall einen Prototypen, der sowohl den Verwaltungs-Workflow unterstützte, als auch dem Rat seine Gremienarbeit erleichterte. Dieses Ratsinformationssystem (RIS) war so erfolgreich, dass es in seiner ursprünglichen Ausprägung bis zur Ablösung 2007 produktiv war.
2007, Relaunch des RIS
2005 und 2006 wurde der städtische Internetauftritt gründlich überarbeitet. Selbstverständlich setzten wir dafür auf das OpenSource-Projekt „Typo3“. Die moderne Gestaltung unserer Homepage „passte“ jetzt nicht mehr zu der biederen Aufmachung des in die Jahre gekommenen RIS. Außerdem war für das RIS inzwischen kein Support mehr verfügbar, weder für das Betriebssystem und die Datenbank noch für den Application-Server (= Verbindung der Datenbank mit der Darstellung). Eine kurze Marktanalyse ergab, dass nach wie vor kein System angeboten wurde, das ohne Medienbruch alle benötigten Arbeitsabläufe unterstützte. Wir standen vor der Frage, wie wir unser gewohnt funktionales RIS modernisieren können.
OpenSource, MediaWiki und IngresDB
Grundlage unseres „neuen“ RIS sollten zwingend offene Technologien sein. Unsere 3 Eckpunkte
- lizenzfreie „OpenSource Software“
- Einhaltung von Standards wie W3C (www.w3c.org)
- Barrierefreiheit (s. a. Behindertengleichstellungsgesetz)
erlauben u.a. das RIS z.B. anderen Kommunen zur Verfügung zu stellen und verhindern, dass wir exklusiv an einen Dienstleister gebunden sind.
In einer Art Vergleichsverfahren haben wir uns intensiv mit möglichen Dienstleistern unterhalten und 3 davon um Abgabe einer Kosten- und Aufwandschätzung gebeten. Unsere Wahl fiel auf das European Technology Center der Ingres Germany GmbH (Ingres E.T.C.), Ilmenau.
Technisch besteht ein RIS aus einer Datenbank, einem Application-Server, der die Daten aus der Datenbank selektiert und in einem Frontend (GUI) präsentiert. Das modernisierte RIS besteht aus
- der Ingres Datenbank, eine lizenzfreie professionelle OpenSource-Datenbank,
- MediaWiki, einer Software, die kollaborative Arbeit unterstützt und als Bindeglied zwischen Datenbank und Präsentation fungiert.
- Dem Browser als Medium für die Anwender.
Warum MediaWiki?
MediaWiki ist weit bekannt durch die Verwendung auf der Wikipedia-Webseite. Es ist leicht bedienbar, weit verbreitet und gut an eigene Bedürfnisse anpassbar. Es enthält bereits eine Dokumenten- und Benutzerverwaltung mit einer Historie zu jeder Seite. Entscheidend für uns war außerdem, dass MediaWiki barrierefrei ist und durch Erweiterungen wie z.B.
- Kalender
- granulierte Rechte für Gremien (öffentlich/nichtöffentlich)
- Abbildung von Workflows Sitzung -> Protokoll (schwierig zu implementieren)
- Exportfunktion von Protokollen als RTF
- Bearbeitung von Texten als WikiCode und mittels WYSIWYG (FCK Editor)
- Listen (Sitzungen, Protokolle, Ereignisse eines Monats, usw.)
nahezu ideal für unser RIS geeignet ist.
Technische Umsetzung
Das Schwäbisch Haller RIS wurde als virtuelles System aufgesetzt, was bedeutet, dass keine Hardwarekosten entstanden und das Management auf ein Minimum reduziert ist. Für das virtuelle RIS wurden Komponenten gewählt, die einen langfristigen Support ermöglichen. Die Datenübernahme aus dem Altsystem konnte nahezu automatisch durchgeführt werden. Das neue RIS besitzt ein Logbuch, das jede inhaltliche Änderung dokumentiert. Damit sind wir in der Lage, alle Einträge nachzuvollziehen.
Das neue RIS
Unser RIS bildet von der Ankündigung einer Sitzung bis zum Protokoll alle relevanten Schritte ab. Zu jedem Zeitpunkt können, je nach Berechtigung, Stadtrat, Verwaltung, Presse und Öffentlichkeit mittels verschiedener Werkzeuge und Kalender die Arbeit in unseren Gremien verfolgen.
Typischerweise entstehen diskutable Themen entweder geplant oder spontan, z.B. durch eine Anfrage aus der Bürgerschaft. Wird das Thema für die Sitzung eines Gremiums, z.B. im Stadtrat oder Ausschuss usw., aufgegriffen, wird eine Sitzungsvorlage erstellt und das Thema damit zum Tagesordnungspunkt (TOP). Der TOP wird dann öffentlich oder nichtöffentlich diskutiert. Ein TOP kann in verschiedene Gremien behandelt werden bevor er irgendwann beschlossen wird (oder auch nicht). Jede Diskussion wird am Ende in einem Protokoll festgehalten. Dieses ist dann möglicherweise Basis für weitere Diskussionen oder schließt einen TOP und damit ein Thema engültig ab.
Unser RIS unterstützt das automatische Erstellen von Protokollen aus Sitzungsvorlagen. Auf Knopfdruck wird aus einer Vorlage ein Protokollentwurf. Dabei werden die für das tagende Gremium typischen Information vorbelegt , wie z.B. die üblichen Gremiumsmitglieder, Vorsitzende(r), Dauer, Beschlussantrag usw.
Von der Sitzungsankündigungen bis zum Protokoll kann die Arbeit der Gremien eingesehen werden. Alle Informationen werden auf der Weboberfläche des RIS barrierefrei im Browser der Nutzer dargestellt.
Ohne Anmeldung am RIS (anonymer Zugriff) sind nur öffentliche Sitzungen einsehbar. Personen, die an dem Workflow beteiligt sind, bekommen eine oder mehrere Rollen zugewiesen, aus der sich ihre Rechte und Möglichkeiten ergeben und erhalten mittels Namen und Passwort Zugriff auf nichtöffentliche Informationen. Es gibt z.B. die Rollen „Ausschussmitglied“, „Redakteur“ (Editor), „Verwaltungsmitarbeiter“ usw. Autorisierte Personen können ihre Benutzerdaten und Einstellungen ändern und durch Angaben wie z.B. ihre EMail-Adresse ergänzen.
Verschiedene Funktionen erlauben eine Recherche nach Sitzungen und Protokollen. Ein Index ermöglicht einen Schnellzugriff auf TOPs unter Angabe von Schlagwörtern. Alle Schlagwörter sind alphabetisch gelistet. Nach Auswahl eines Schlagwortes zeigt das System alle Paragraphen an, die dieses Schlagwort enthalten. Über ein Suchfeld können ein oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Wörter eingegeben werden. Das System präsentiert nur jene Ergebnisse, für die die Person autorisiert ist. Über einen integrierten Kalender ist ein Schnellzugriff über Datum und Uhrzeit auf bestimmte Sitzungen möglich.
Sitzungsankündigungen nennen das tagende Gremium und ob die Sitzung öffentlich oder nichtöffentlich stattfindet. Jede Sitzung listet die Tagesordungpunkte, zugehörige Sitzungsvorlagen und Beschlußanträge. Für bereits vergangene Sitzungen sind die Sitzungsprotokolle hinterlegt.
Fazit
Die Stadt Schwäbisch Hall hat mit Ingres E.T.C. ein Ratsinformationssystem geschaffen, das die W3C-Standards sowie die Richtlinien zur Barrierefreiheit erfüllt. Das Haller RIS ist als Open Source realisiert, für die keine Lizenzkosten anfallen. Die einfache, intuitive Benutzeroberfläche reduziert die Kosten für die Schulung des Personals. Ein Rollenmodell, das Personen unterschiedliche Zugriffsrechte zuweist garantiert, dass autorisierte Personen nur auf bestimmte Informationen zugreifen können. Ein ausgefeilter Logbuch-Mechanismus dokumentiert alle Änderungen an System und Inhalt.
Das Ratsinformationssystem der Stadt Schwäbisch Hall ist unter der Adresse http://ratsinfo.schwaebischhall.de zu erreichen.
Autor: Horst Bräuner, 2008